Bedrijfsvoering wordt nog vaak gezien als de winkeldochter van de gemeentelijke organisatie. Je krijgt met een goede bedrijfsvoering geen straatnaambordje en het directe resultaat ervan in de samenleving zie je ook niet terug. Heel wat anders dus dan een goed lopende uitvoering van het sociaal domein of de nieuwe woonwijk waarmee het woningtekort kleiner wordt. Toch lukt dit allemaal niet zonder een goede bedrijfsvoering. Voor wie dat nog niet wist, is dat in de afgelopen maanden wel duidelijk geworden.

Van de ene op de andere dag waren de gemeentehuizen dicht en konden medewerkers er niet meer naar binnen. Direct bleek welke gemeente de zaken goed op orde had en welke halsbrekende toeren moest uithalen. Ondanks dat alle gemeenten wel voorzieningen hebben om thuis te werken, gebeurde dit nog maar mondjesmaat, laat staan dat er ook digitaal vergaderd werd. Her en der werd er wat mee geëxperimenteerd, maar een gangbaar onderdeel van het dagelijks werk was het zeker niet. Dit in tegenstelling tot veel andere branches waar online-meetings veel gebruikelijker zijn.

Terug naar die groep die alles op orde had. Daar ging iedereen in een paar dagen relatief soepel over van de kantooromgeving naar thuiswerken. Systemen waren op orde, accounts om in te loggen waren ingesteld, digitale vergadersystemen waren er al. Dit bleek geen overbodige luxe, want waar veel sectoren het werk zagen teruglopen, kwam er bij de gemeenten alleen maar meer werk bij. No time to waste dus!

Aan de andere kant waren er ook gemeenten waar de uitgangspositie minder positief was. Als jouw applicaties niet up-to-date zijn, er weinig accounts voor thuiswerken zijn en medewerkers niet beschikken over mogelijkheden om thuis te werken, dan is de opgave groot. Vanuit Vensters zien we dat er nog een omvangrijke groep gemeenten is met een beperkt aantal accounts voor werken op afstand. Bij deze gemeenten lag dus een grote opgave dit aantal accounts direct te verhogen. Een bijkomstig probleem is dan echter dat de medewerkers vaak niet gewend zijn op afstand te werken en ook nog eens met het systeem overweg moeten geraken. Er zijn dan ook managers in de bedrijfsvoering die dag en nacht hebben doorgewerkt om ervoor te zorgen dat alles geüpdatet werd, applicaties werden aangeschaft en mensen in relatief korte tijd toch weer konden doen wat ze willen: de samenleving helpen, zeker nu. Voor sommigen zal dit ook geholpen hebben; beslissingen die soms één jaar de tijd kosten, zijn nu in één week genomen en het blijkt nog te werken ook.

Laten we vanaf nu dan ook de bedrijfsvoering als essentieel onderdeel zien van het gemeentelijk functioneren. Zonder bedrijfsvoering is werken in het sociaal domein onmogelijk, krijgen burgers geen paspoorten meer en kun je eigenlijk je werk niet goed meer doen. Voor alle managers van de bedrijfsvoering neem ik mijn petje af en maak een diepe buiging voor wat ze in die korte tijd voor elkaar hebben gekregen. We gaan de bedrijfsvoering nog hard nodig hebben de komende tijd. Bijt nog even door!

Eelke Horselenberg, managementadviseur Vensters, VNG