Alles uit de cijfers en statistieken halen om goed te kunnen sturen, daar draait het bij Vensters voor bedrijfsvoering om. Want, om als overheidsorganisatie goed te presteren is het belangrijk om de cijfers tot leven te brengen. Door ze te registreren, te analyseren én te vergelijken met sectorgenoten ontstaat er ruimte voor verbetering. Walter Huith is als één van de eersten betrokken bij Vensters en vertelt wat Vensters voor bedrijfsvoering precies is, welke trends en ontwikkelingen er zijn doorgemaakt en welke toekomstvisie hij heeft.

Als je weet waar je naartoe wilt, moet je weten waar je staat

Walter Huith is directeur bedrijfsvoering bij gemeente Amstelveen-Aalsmeer en is vanaf het begin nauw betrokken bij Vensters voor bedrijfsvoering. “Als je weet waar je naartoe wilt, moet je weten waar je staat. Juist daar helpt Vensters enorm bij.” – vertelt Walter zichtbaar enthousiast.

“Heel eerlijk, toen ik jaren geleden bij Vensters kwam, wist ik ook nog niet wat ik ‘ermee moest’. Tot een van mijn collega’s – Cees van der Zwan- het destijds voor mij visualiseerde door middel van het eerste dashboard.”

Walter legt uit dat de bedrijfsvoering vaak een gewillig ‘slachtoffer’ is als het gaat om bezuinigingen. “We zijn altijd op zoek naar knoppen om aan te draaien om geld te vinden. In de praktijk komt het dan vaak neer op de bedrijfsvoering. Want, als je praat vanuit overhead, merk je dat dit afhankelijk is van veel meer dingen dan alleen een percentage. Vensters helpt je niet om te bezuinigen, maar wél om inzicht te krijgen in de opbouw van de hele bedrijfsvoering. Als je deze kennis hebt, kan je veel genuanceerder verbeteringen aanbrengen, bezuinigen of juist investeren.”

Door samen te werken ontstaan er juist leuke dingen

Bij Walter zelf wekt Vensters een soort nieuwsgierigheid op, zoals ‘hoe doen anderen dat’. Hij merkt op dat veel gemeenten geneigd zijn om vooral alles zelf te doen en niet van elkaar te leren.

“Terwijl de oplossing bij de buren misschien ook heel goed werkbaar is bij ons. Maar dat vraagt wel transparantie en durven om je als gemeente kwetsbaar op te stellen. Als je hierin samenwerkt, ontstaan er juist hele leuke dingen. Puur door met elkaar te praten, leer je al van elkaar.”

Zodra je als organisatie aansluit, doe je mee voor een jaar. Maar om het optimale eruit te halen is het volgens Walter juist raadzaam om voor langere tijd aangesloten te blijven.
“Als je meedoet, mag je ook delen met de opbrengst. Er zijn zo’n 130 organisaties die structureel meewerken aan Vensters en dat zorgt juist voor vergelijkingsmateriaal waar jouw organisatie ook van profiteert. Vensters is heel toegankelijk voor informatie die je eigenlijk al hebt. Denk hierbij aan zaken zoals hoeveel mensen er in dienst zijn, in welke salarisschalen, met welke leeftijd, hoe hoog het ziekteverzuim is, de ICT-kosten, de apparaatskosten en de betaaldiscipline (hoe snel betalen we eigenlijk). Alleen wordt het nu inzichtelijk gemaakt én kan je het dus vergelijken met andere soortgelijke organisaties.”

De ontwikkelingen op het gebied van bedrijfsvoering

Op de vraag welke ontwikkelingen er de laatste jaren zijn geweest op het gebied van bedrijfsvoering, is Walter duidelijk: “Je komt er niet onderuit dat de IT een enorme vlucht heeft genomen. De informatiesystemen worden steeds beter. Kijk bijvoorbeeld naar het thuiswerken, niemand had toch ooit gedacht dat dit zo kon?”

Walter voegt hieraan toe dat het thuiswerken (en met meerdere systemen werken) ervoor zorgt dat je betere getallen op tafel krijgt. “Wat je ook ziet, mede door het thuiswerken, is de menselijke maat. Je kunt wel blijven meten maar de menselijke maat blijft belangrijk. Het feit dat we zoiets als verzuim goed meten, maakt dat we de menselijke maat ook beter kunnen ‘pakken’. Dit komt niet alleen door Vensters, maar ook door medewerkersonderzoeken. We raken allemaal steeds meer bedreven om met data te werken en de digitalisering ligt daaraan ten grondslag.”

Wat Walter ook opvalt zijn de veranderingen op werkplekniveau. “Als je vergelijkt met 10 jaar geleden zijn met name veel gemeentehuizen in positieve zin veranderd. Vroeger had iedereen zijn eigen kamer met een standaard bureau. Nu zie je veel frissere omgevingen die totaal niet meer aanvoelen als de ‘kantoortuinen’ die we vroeger zagen. Tegelijkertijd brengt dit ook weer andere uitdagingen met zich mee. Je ziet in alles enorm veel beweging en dat is niet altijd gemakkelijk vast te leggen. Uiteindelijk blijft het gesprek dat je voert met elkaar het belangrijkste.”

Toekomstvisie volgens Walter

Volgens Walter is het mooi dat we als gemeenten veel data beschikbaar hebben, omdat er veel wordt geregistreerd. “Persoonlijk vind ik het jammer dat Vensters voor dienstverlening niet zo’n vlucht heeft gehad als Vensters voor bedrijfsvoering. Uiteindelijk doen we alles voor de inwoners. En als ik kijk naar Vensters voor dienstverlening, kunnen we hier ook veel inzichten uit halen. We registreren veel, maar informeren doen we eigenlijk te weinig. Als je gaat duiden op bezwaarschriften of briefafhandeling, kom je echt in de organisatie terecht. Want over de overhead heeft iedereen wel wat te zeggen, maar over de afhandeling van brieven kom je op een ander terrein. Als ik naar de toekomst van Vensters kijk, zou ik meer willen doen met deze tak van Vensters.” – sluit Walter af.

Podcast

Eerder was Walter te gast in een podcast waarin uitgebreid werd gesproken over Vensters. Beluister de podcast via Spotify of Apple.