Wat is de invloed van de coronacrisis op de productiviteit van overheidsorganisaties en hun medewerkers op dit moment? In het Flitsonderzoek staat deze vraag centraal. Daarnaast hebben we aandacht voor de vraag wat medewerkers nodig hebben om hun werk goed te kunnen blijven uitvoeren en wat de coronamaatregelen doen met de werkdruk.

De belangrijkste uitkomsten: medewerkers schatten hun productiviteit op 80%. De verschillen tussen medewerkers in productiviteit en werkdruk zijn groot, omdat het werk dat niet door kan gaan vooral bepaalde groepen treft. Medewerkers hebben met name behoefte aan praktische oplossingen om het werk door te laten gaan, vooral op ICT-gebied. Ze hebben helderheid nodig over het werk en werkgeverskwesties en hebben behoefte aan persoonlijke aandacht van de leiding.

Tussen 6 en 8 april vulden 1.368 medewerkers van het Rijk, provincies, gemeenten, waterschappen en gemeenschappelijke regelingen de vragenlijst van het Flitsonderzoek in. Dit komt neer op maar liefst 58% respons. Dat is net als bij de vorige meting (tussen 18 en 20 maart) een hoge respons. Het Flitsonderzoek is een initiatief van de programma’s InternetSpiegel en Venster. Benieuwd naar de resultaten van de meting? Stuur dan een mail naar info@venster.nl.

Extra aandacht nodig voor de grote verschillen tussen medewerkers

Ook enkele weken na de invoering van de coronamaatregelen ervaren medewerkers dat de crisissituatie behoorlijke invloed heeft op de uitoefening van hun dagelijks werk. Gemiddeld schatten de respondenten dat hun huidige productiviteit op 78% van het normale niveau ligt. Er is wel een duidelijk verschil tussen groepen medewerkers:

1. Het merendeel (51%) geeft aan dat zijn productiviteit tenminste 80% van het normale niveau is. (Bijna 20% van de respondenten geeft zelfs aan 100% productief te zijn; 31% zit tussen de 80% en de 100%.)
2. Bij een kleine groep, zo’n 10%, is de productiviteit gezakt tot 50% of minder van het normale niveau.
3. De overige 39% schat de productiviteit in tussen de 50% en 80%.

Weinig verandering sinds het begin van de coronacrisis

Voor de groep respondenten als geheel is de invloed op de productiviteit sinds het begin van de coronacrisis niet veel veranderd. Die ligt ongeveer op hetzelfde niveau als drie weken geleden. Wel zien we aanzienlijke verschillen tussen medewerkers.

Zo’n 20% van de respondenten geeft aan dat de productiviteit sinds ‘de schok’ aan het begin van de crisis is verbeterd. Zij komen weer in een normaal werkritme en merken dat ‘kinderziektes’ op ICT-gebied zijn opgelost. Ook wijzen zij op de voordelen van thuiswerken: minder reistijd, minder verstoring door ‘binnenwandelende collega’s’ en meer focus, doordat men bewuster omgaat met afspraken en overleg. Bovendien hebben sommigen het nu extra druk. Bijvoorbeeld omdat zij lid zijn van een crisisteam, werk overnemen van een collega of omdat hun afdeling een enorme piekbelasting heeft vanwege het steunpakket van het kabinet.

Tegelijk geeft ruim een derde (37%) aan dat de productiviteit is afgenomen sinds de eerste schok aan het begin van de coronacrisis. Zij ervaren dat afstemming met collega’s veel tijd kost en missen de sociale en inhoudelijke interactie. Deze groep kan thuis minder geconcentreerd werken en vindt de dagelijkse telefoontjes, videocalls en mails erg intensief. Verder kost het geven van thuisonderwijs veel tijd en begint bij sommigen het werk ‘op te drogen’.

Vooral behoefte aan praktische zaken, aandacht en helderheid

Op de vraag ‘wat heeft u nodig om uw werk goed uit te voeren?’, antwoordt een grote groep (42%): niets. Deze groep kan prima functioneren onder de huidige omstandigheden. Anderen geven aan behoefte te hebben aan veelal praktische oplossingen om beter te kunnen thuiswerken.

De huidige maatregelen gelden in elk geval tot eind april. De verwachting is dat de mogelijkheden om op kantoor (samen) te werken ook daarna beperkt blijven. Ook een anderhalvemetermaatschappij zal veel van ons vragen. Het is daarom belangrijk om goede voorbereidingen te treffen. Op basis van de reacties van de respondenten komen wij tot twee verbetersporen:

1. Regel een aantal praktische oplossingen

De werkomstandigheden kunnen al veel verbeteren met een aantal praktische oplossingen. Van de respondenten doet 58% een voorstel, zoals:

• betere voorzieningen voor videoconferencing (21%)
• betere ICT-voorzieningen thuis (12%)
• steun vanuit mijn werkgever (11%). Zie toelichting onder 2.
• betere toegang tot het ICT-netwerk van mijn werkgever (8%)

En in de categorie ‘anders namelijk’ (17%) werd vaak genoemd:

• een goede bureaustoel
• een printer en tweede scherm
• financiële compensatie voor de aanschaf van ICT-voorzieningen

2. Zorg als leidinggevende voor helderheid over het werk en werkgeverskwesties en voor persoonlijke aandacht

Van de respondenten heeft 11% behoefte aan ‘steun vanuit de werkgever’. Uit de opmerkingen in de vragenlijst blijkt dat deze medewerkers behoefte hebben aan aandacht van de leidinggevende en helderheid over het werk en een aantal ‘werkgeverszaken’.

Deze aandacht ontvangen zij liefst niet via mail, maar telefonisch of via videoconferencing. Daarbij gaat het ook om begrip tonen voor de lagere productiviteit.

De vraag naar helderheid betreft het omgaan met de ongewone werksituatie. Bij de een is het ineens veel rustiger, de ander loopt juist over van het werk. Dat roept allerlei vragen bij hen op. Wat voor werk kan ik doen? Hoe houden we het werk behapbaar? Hoe vinden we een nieuwe werk-privébalans en hoe voorkom je een burn-out?

Ten derde is er behoefte aan helderheid over enkele werkgeverskwesties. Hoe moet ik omgaan met de uren die ik niet maak, bijvoorbeeld als ik mijn kinderen thuis lesgeef, tijd besteed aan mantelzorg, of omdat het werk afneemt? Hoe ga ik om met geplande vakanties en verlofuren? Wat als mijn contract afloopt? Zaken waar medewerkers een helder antwoord verwachten vanuit de werkgever.