De Brabantse gemeente Uden koos een aantal jaren geleden voor een nieuwe aanpak van het ziekteverzuim. De inzet van een werkcoach, een nieuwe rol voor leidinggevenden en extra aandacht voor vitaliteit leidden tot lagere verzuimcijfers. Reden tot optimisme, maar “niet alle factoren heb je zelf in de hand.” Een blik op de Udense aanpak.

Omdat de gemeente Uden (zo’n 330 medewerkers) haar verzuimpercentage te hoog vond, ging ze op basis van gegevens van Vensters voor Bedrijfsvoering op zoek naar een voorbeeld om van te leren. Dat werd de (kleinere) buurgemeente Bernheze, waar het ziekteverzuim al jaren stabiel onder de 4% ligt. Een stuk lager dan de 5,2% in Uden. Een eerste gesprek werkte meteen verhelderend. Al was het maar om te concluderen dat je geen appels met peren moet vergelijken: Uden heeft nu eenmaal een grote buitendienst met relatief veel oudere medewerkers die fysiek zwaar werk doen. Een ander aspect verdiende wel navolging. Bernheze ziet– onder aanvoering van de gemeentesecretaris – verzuim al veel langer als speerpunt, waarbij leidinggevenden gestuurd worden op een persoonlijke aanpak.

Casemanager

Dat sloot perfect aan bij het eigenregiemodel waar Uden al mee bezig was, vertelt werk- en loopbaancoach Katrien Staelens. In dit model ligt de verantwoordelijkheid van het verzuim veel meer bij de leidinggevenden. Regelmatig contact houden met de zieke medewerker, zorgen voor een plan van aanpak, overleg voeren met de bedrijfsarts: als casemanager is de leidinggevende verantwoordelijk. Staelens: “Vroeger schakelden we standaard de bedrijfsarts in, nu is de teamleider of het afdelingshoofd leidend. Vaak betreft het verzuim niet-medische problemen thuis of op het werk. Is er echt een medisch probleem, dan vragen we natuurlijk wel de bedrijfsarts erbij.”

Bewustwording

Udense leidinggevenden krijgen op verschillende manieren ondersteuning in hun nieuwe rol als casemanager. Om te beginnen door de werkcoach. Zij coördineert, heeft kennis over de Wet Poortwachter en het eigenregiemodel en leidt ook zelf loopbaantrajecten. Daarnaast is er aandacht voor de gesprekken en het nieuwe verzuimprotocol. Marloes Bouwman, teamleider KCC: “Ziekmelden kan alleen telefonisch. In een eerste telefoongesprek vraag ik wat er aan de hand is en wanneer de medewerker denkt terug te komen. Ik vraag ook nadrukkelijk naar het werk en taken die eventueel overgenomen moeten worden. Dat maakt dat medewerkers zich realiseren dat hun afwezigheid gevolgen heeft voor het hele team.”

Katrien Staelens en Marloes Bouwman

Objectiviteit

Deze gesprekken vragen om objectiviteit zonder vooringenomenheid. En dat is nog best lastig, geeft Bouwman toe. “Je wilt je blik zuiver houden, maar je hebt nu eenmaal een beeld van iemand. Soms schiet het door je hoofd: ‘Is zij nu alweer ziek’ en vervolgens blijkt het ernstig te zijn. Voorzichtigheid is belangrijk.” Wat ook belangrijk is volgens Bouwman: blijf contact houden, ook als de afwezigheid langer duurt. “Zorg dat de afstand tussen de zieke en het werk niet te groot wordt, zodat terugkeer later makkelijker gaat. Bijvoorbeeld door iemand vast een paar ochtenden te laten werken en door collega’s contact te laten houden.”

Privacy

Uden werkt nu al een aantal jaren met het concept ‘de leidinggevende als casemanager en de bedrijfsarts meer op afstand’. Daarbij loopt de Brabantse gemeente wel tegen een nieuwe begrenzing op: de AVG. De nieuwe privacywet maakt het moeilijker om zonder bedrijfsarts met een medewerker over bijvoorbeeld een vervolgstap te spreken. Staelens: “De vraag ‘Wat zou jij met je beperkingen nog wel kunnen doen?’, mogen we eigenlijk niet stellen zonder bedrijfsarts erbij. Een dergelijke restrictie geldt ook voor het sociaal-medisch teamoverleg waarin we casussen van langdurig verzuim bespreken. Niet alle belangrijke informatie mogen we met elkaar delen. Daarin zijn we nog zoekende.”

Griepgolf

Uden ziet het thema ‘gezond aan het werk’ dus meer als een managementopgave die je moet oppakken en onderhouden, zowel preventief als corrigerend. Die nieuwe aanpak heeft effect, zo is onder andere te zien aan de cijfers van 2017. In dat jaar daalde het verzuim van 5,2% naar 3,5% en het langdurig verzuim (langer dan een jaar ziek) van 1,16% naar 0,22%. Dit strookt niet met het beeld dat een personeelsbestand met veel ouderen – de gemiddelde leeftijd in Uden is 49 jaar – leidt tot een hoger verzuim. Staelens: “Dat beeld klopt ook niet. Ouderen verzuimen niet vaker dan jongeren, maar als ze ziek zijn is dat meestal voor langere tijd en om serieuzere redenen.” Staelens kijkt ondertussen ook kritisch en realistisch naar de cijfers: in 2018 toont de verzuimcurve weer een lichte stijging door de griepgolf en een aantal nieuwe langdurig zieken. “Er speelt ook geluk mee, niet alle factoren heb je zelf in de hand.”

Beweging

Wat ook opvalt is het 0-verzuim: het percentage medewerkers dat zich het hele jaar nooit ziekmeldde steeg van 38% naar 55% in 2017. Toch denkt Staelens niet dat de medewerkers een hogere drempel ervaren om zich ziek te melden. “We zijn er gewoon meer mee bezig. Leidinggevenden praten op tijd met medewerkers als het werk te veel dreigt te worden of te hoog gegrepen is. Er is in onze gemeente veel aandacht voor het ‘arbeidsmarktproof’ maken van medewerkers. Ook zetten we – zonder belerend te willen zijn – in op zaken als vitaliteit, gezondheid en beweging op de werkplek, bijvoorbeeld met meer stabureaus. Al die aandacht helpt mee aan een lager ziekteverzuim.”