“Veel leiders weten wel waar ze naar toe willen, maar niet zo goed waar ze staan,” zo is de stelling van Walter Huith, directeur Bedrijfsvoering bij de Gemeente Amstelveen-Aalsmeer. Christian van den Berg heeft in zijn podcast een gesprek met Walter en Mark Huijben, managementadviseur en verbonden aan Vensters voor bedrijfsvoering, over het vergelijken van de bedrijfsvoering tussen organisaties. Een gesprek over voorwaarden om te bepalen wat je A is, om te bepalen hoe je naar B gaat.

Wat is Vensters voor bedrijfsvoering?

Mark Huijben vertelt: “Vensters voor bedrijfsvoering is een manier om te vergelijken. Het is een benchmark en leerinstrument voor gemeenten. Alle waterschappen doen mee. Net zoals alle uitvoeringsorganisaties van het Rijk, zoals het Kadaster en CJIB. We vergelijken bedrijfsvoeringsindicatoren en doen belevingsonderzoeken, zodat je ook de kwaliteit kunt meten. Het is een belangrijk instrument dat past binnen een strategische bedrijfsvoering om te meten waar je nu eigenlijk staat.”
“Vensters zorgt ervoor dat je als organisatie een helder overzicht ontvangt waarin enorm veel informatie staat. Denk hierbij aan zaken zoals hoeveel mensen er in dienst zijn, in welke salarisschalen, met welke leeftijd, hoe hoog het ziekteverzuim is, de ICT-kosten, de apparaatskosten en de betaaldiscipline (hoe snel betalen we eigenlijk). Dit kun je vervolgens vergelijken met de cijfers van andere deelnemende organisaties, zoals een vergelijkbare groep gemeenten. Het gaat om de indicatoren die directeuren bedrijfsvoeringen zelf het meest relevant vinden.” – vult Walter aan.

Waarin investeren of juist afschalen?

Op de vraag van Christian waarom Walter zo graag met Vensters voor bedrijfsvoering werkt, antwoordt hij: “Je kunt alleen maar weten waar je naartoe wilt, wanneer je weet waar je staat. Moet ik ergens in investeren of juist afschalen? Daarom is het belangrijk om een aantal indicatoren goed in beeld te krijgen. Het mooie is dat we dit in één overzicht in beeld kunnen brengen, met een vergelijking over meerdere jaren. Ik ben inmiddels al vanaf het begin betrokken bij Vensters en heel eerlijk: ik wist toen nog niet zo goed wat ik ermee aan moest. Sterker nog, in het begin werd de informatie nog als ‘levensgevaarlijk’ gezien toen ik dit besprak in mijn eigen managementteam. Want, als je weet hoe groot je overhead is, weet je ook welke bezuinigingen er op je af gaan komen.”

Toch laat Walter duidelijk zien dat dit soort informatie uiteindelijk zorgt voor hele waardevolle gesprekken. Daarin wordt bepaald in welke zaken er meer geïnvesteerd moet worden, of waar er juist afgeschaald moet worden. Volgens hem is het dan ook ‘heerlijk’ om precies te weten hoe je er als organisatie voor staat.

Verschillende type managers

Volgens Mark zijn er drie typen managers, die elk anders naar Vensters kijken: Degene die graag aan de bal is en wil weten waar de organisatie staat. Deze staat open voor informatie en onderzoek. Degene die ook zonder onderzoek zelf wel denkt te weten hoe het zit. En degene die denkt: Oeh, als ik die informatie heb, dan moet ik wel echt wat, dus misschien is het handig om het maar niet te weten.”

Tijdens een duidingsgesprek, wordt de rapportage besproken met het managementteam. Of iets heel hoog of juist laag is zegt volgens de heren niet zoveel. Het gaat om de keuzen en verklaringen die erachter zitten. Dat is interessant om over na te denken.

Christian verduidelijkt dit: “Op het moment dat dingen inzichtelijk worden, kun je er iets mee. Soms is dit confronterend en zie je dat zaken niet zo georganiseerd zijn, zoals je zou willen. Dit kan bij de betreffende afdelingen en mensen wel eens minder prettig binnenkomen. Om een voorbeeld te noemen: uit onderzoek blijkt dat de betaaldiscipline ver achterloopt in vergelijking met andere organisaties. Dan is het van belang om dit op te nemen met degene die hier verantwoordelijk voor is, zonder met een beschuldigende vinger te wijzen.”

Door kritisch naar de processen te kijken, is het uiteindelijk goed om een gesprek te voeren met het gehele verantwoordelijke team. Dit begint met het stellen van vragen. Zo wordt uiteindelijk steeds duidelijker wat er goed gaat en wat beter kan. Dit proces is nodig om de verdere doelen te realiseren, vult Mark aan.

Angst om te weten wat er precies speelt

Volgens Mark heerst er soms wel een ‘angstcultuur’ bij organisaties. Wil ik dit eigenlijk wel weten? Dit kan een reden zijn om niet mee te doen. Walter vult aan: “Goed waarnemen is noodzakelijk om goed te kunnen besturen. Mijn ervaring is dat wij als gemeenten veel systemen hebben waarin wij registeren. Daarbij denken we vaak te weinig na over welke informatie we hieruit gaan halen. Dit is echter wel noodzakelijk om goed te kunnen sturen. Vensters biedt informatie waar we iets mee kunnen. Dit zou iedere publieke organisatie, en zeker gemeenten, moeten gebruiken wat mij betreft.”

Christian: “Je moet inderdaad weten wat je wilt administreren, omdat je moet weten waar je op moet sturen. Maar ook met het werk wat je voor de samenleving doet, is het belangrijk om te weten wat je erin stopt en eruit haalt, zeker in vergelijking met anderen. Als organisatie wil je uiteindelijk toch het verschil maken.”

Van verantwoorden naar sturen

Walter: “Ik vind het zelf belangrijk om van verantwoorden naar sturen te gaan. We zijn als ambtelijke organisatie een kei in het verantwoorden, maar het sturen is lastig. Dit komt omdat we te maken hebben met een politiek bestuur. Daardoor kunnen we niet zo efficiënt zijn als een bedrijf. We worden eigenlijk ‘opgevoed’ met verantwoorden. Hier ligt vaak de focus op, terwijl je de sturing nodig hebt om een ontwikkeling door te maken. Vensters biedt de informatie die je nodig hebt om te sturen en om de juiste afwegingen te maken.”

Beluister de podcast via Spotify of Apple.