‘We doen het anders’: Digitale Transformatie bij Waterschap Brabantse Delta

Waterschap Brabantse Delta is haar digitale transformatie niet begonnen bij de techniek, maar bij de mensen. Het is niet aangepakt als project, maar als organisatieontwikkelproces. Gedragen door het bestuur en getrokken door twee niet ICT-ers. Zonder budget en zonder mensen. Door eerst bewustzijn te creëren, dat het anders wordt. Dat de 21^e eeuw andere competenties vraagt. Zo hebben ze een beweging op gang gebracht. “Zoals de pinguïns dat doen. Zoals een transformatie in de natuur plaatsvindt, van rups naar vlinder.” Anders dan in de natuur vraagt dat in organisaties sturing. Juist niet vanuit ICT maar vanuit veranderkundig perspectief.

Venster ging erover in gesprek met Mary-José van Overveld, programmadirecteur Digitale Transformatie en Fieke Schoonis, kwartiermaker Digitale Transformatie.

Van bewustwording naar beweging

De beweging bij Brabantse Delta begon in 2020 vanuit de gedachte: ‘We moeten wel, we kunnen niet anders’, vertelt Van Overveld. Daarmee doelt Van Overveld op de digitalisering, die niet meer weg te denken is uit deze tijd. ‘Data is cruciaal bij het werken aan maatschappelijke opgaven. Voor ons als waterschap betekent dat dan ook dat we niet om een digitale transformatie heen kunnen om onze doelstellingen te behalen.’

Hoewel Van Overveld en Schoonis vol goede moed begonnen met slimmer en informatiegestuurd werken, bleek al gauw dat de organisatie nog niet rijp was voor een digitale transformatie. ‘We kwamen tot de conclusie dat we een belangrijke stap hadden onderschat: urgentie creëren, weerstand overwinnen en medewerkers enthousiast maken voor deze onvermijdelijke organisatieontwikkeling.’

Van Overveld en Schoonis noemen de digitale transformatie dan ook bewust een ontwikkeling die gedragen moet worden door alle lagen van de organisatie. ‘Mensen zijn daarin het allerbelangrijkste’, aldus Van Overveld. ‘Dat betekent dat het van belang is om de ontwikkeling dichtbij te brengen: het gaat over jou!’

Kernvraag is dan ook: ‘Hoe bereiden we mensen voor op de verandering die gaat komen en hoe nemen we hen daarin mee?’ Daar is bewustwording en urgentiebesef voor nodig. Maar ook het schetsen van toekomstbeelden, het leren van nieuwe competenties en het concreet maken van doelen en ambities. Door te stimuleren dat mensen erover gaan praten. Zonder dat het een bedreiging wordt. Het hoeft ook niet bedreigend te zijn: functies verdwijnen niet. Taken verdwijnen en veranderen. De generieke functiebeschrijvingen bieden vooralsnog ruimte genoeg. Data en techniek worden steeds meer onderdeel van de hele organisatie en de werkprocessen.’

Een datalijn door de organisatie heen

Startpunt is het enthousiasmeren en meekrijgen van een kleine groep. Schoonis: ‘Je hebt een aantal mensen nodig in de organisatie die vanuit enthousiasme de kar gaan trekken. Zodat anderen volgen. Denk maar aan een groep pinguïns. Als één pinguïn roept dat het anders moet, zorgt dat in eerste instantie voor weerstand vanuit de groep. Gaandeweg sluiten er steeds meer aan. Totdat ze als groep een nieuw pad inslaan en met elkaar bewandelen.’

Deze belangrijke organisatietransitie is bij Brabantse Delta vorm gegeven door een programmatische aanpak, met diverse aandachtsgebieden zoals bewustwording, innovatie, digitale dienstverlening en data. Zo is samenwerking met het Waterschapshuis het Data Engineering Expert Programma (DEEP) ontwikkeld. Schoonis: ‘Dit heeft een impuls gegeven aan de ontwikkeling van medewerkers. Zo zijn er inmiddels 35 professionals vanuit alle lagen van de organisatie – van hydroloog tot HR-medewerkers en financials – opgeleid tot data-scientist, data engineer of data-analist. Daarmee hebben we een datalijn gecreëerd door de hele organisatie heen.’ De groep werkt samen in een datalab aan de opgaven van nu. Van Overveld: ‘Deze aanpak zorgt voor een nieuwe verbinding binnen de organisatie. Mensen wisselen ervaringen uit, gaan in gesprek en maken elkaar enthousiast. Dat levert een waardevol netwerk van mensen op.’

Een ander onderdeel van de aanpak van Waterschap Brabantse Delta is de focus op het ontwikkelen van de gewenste vaardigheden die nodig zijn voor deze (digitale) transformatie. Schoonis: ‘We hanteren daarvoor het Columbus-model voor 21e eeuwse vaardigheden. Dit zijn competenties die mensen nodig hebben om succesvol deel te nemen in de maatschappij van de toekomst. Denk aan ICT-vaardigheden en informatievaardigheden, maar ook de meer soft skills als samenwerken, kritisch denken en zelfregulering. De mate waarin mensen die vaardigheden ontwikkelen kun je ook monitoren.

Aan de slag met de opgaven van nu

Een van de concrete innovatieve dataprojecten waar mee aan de slag is gegaan, is het inzicht krijgen in de onttrekking van grondwater door agrarische bedrijven door Digitale meters te installeren op waterbronnen en te verbinden met een online dashboard. Een nieuwe werkmethode waar data, innovatie, vertrouwen en samenwerking centraal staan. Dat is cruciaal om effectiever met waterschaarste om te gaan en biedt telers de middelen om op basis van hun eigen data doelgerichte acties te ondernemen om te voorkomen dat de oogst van bijvoorbeeld aardappelboeren verpietert. Van Overveld: ‘Overigens is dit niet alleen van belang voor de boeren, maar ook voor de burgers. De aardappels in de supermarkt worden anders een stuk duurder.’

In samenwerking met andere overheidsorganisaties in West-Brabant is onlangs ook een project afgerond rondom hittestress. ‘Binnen deze opdracht hebben diverse dataspecialisten in kaart gebracht wat de gevolgen van hittestress zijn voor de gemeente Breda’, aldus Schoonis. ‘Een groep dataspecialisten is een aantal keer bij elkaar gekomen om hieraan te werken. Alle uitkomsten zijn gepresenteerd in een dashboard dat de gemeente nu kan gebruiken.’

Een ander voorbeeld van toepassing van nieuwe technologie is het inzetten van drones. Hierdoor verandert ook de manier van handhaven. Dit gebeurt nu niet alleen meer met de laarzen aan, maar ook met drones. Verder wordt volop gekeken naar de mogelijkheden van ChatGPT voor medewerkers. “We moeten die ontwikkeling omarmen in plaats van er bang voor te zijn.”

Ook de publicatie van de Perceelwijzer app is een succesvol project. Schoonis: ‘Met een aantal waterschappen, maar ook het ministerie BZK en de provincie Noord-Brabant, is een app gebouwd voor boeren en tuinders. Zij kunnen via de Perceelwijzer app snel zien waar bijvoorbeeld een onttrekkingsverbod geldt, waar het gaat regenen en wat de (grond)waterstand is voor hun perceel.’

Deze voorbeelden zijn niet alleen waardevol vanwege de uitkomst, ook toont het aan hoe belangrijk samenwerking en van elkaar leren is. Niet alleen binnen de organisatie, maar ook tussen organisaties. ‘Ook hier geldt weer: als er één pinguïn van start is, volgt de rest’, aldus Schoonis. Van Overveld voegt toe: ‘Als waterschappen, maar ook als gemeenten en omgevingsdiensten, hebben we een schat aan data in huis. Het oplossen van de opgaven van nu, kan alleen wanneer we al deze data samenvoegen en een zo integraal mogelijk beeld creëren. Dat moeten we samendoen.’

De huidige stand van zaken

Inmiddels is de digitale transformatie binnen waterschap Brabantse Delta al een aantal jaar aan de gang. Hoewel het om een verandering gaat, en niet een project met een kop en een staart, roept het toch de vraag op: ‘Wat heeft deze aanpak tot nu toe opgeleverd en hoe monitoren ze de voortgang?’

De aanpak is gebaseerd op twee niveaus: de strategisch/tactische en de operationele. ‘In een programmacanvas staan zijn strategische doelen afgesproken die vervolgens zijn vertaald naar concrete, operationele doelen’, aldus Schoonis. ‘Sommige zijn heel concreet meetbaar. Zoals de digitale vaardigheden van de medewerkers, bijvoorbeeld. Hetzelfde geldt voor het medewerkersonderzoek (InternetSpiegel) en onderzoek naar de kwaliteit van dienstverlening.

Voor medewerkers wordt het werk interessanter. ‘Het gaat om een kwalitatieve ontwikkeling van de organisatie, die uiteindelijk ook door klanten ervaren moet worden. Betere digitale dienstverlening, sneller een vergunning voor agrariërs en ondernemers of een vergunning voor een stijger voor burgers. Sneller kunnen inspelen op droge en natte periodes, die steeds langer gaan duren. Uiteindelijk gaat het erom dat we bij de tijd blijven en ons voorbereiden op de toekomst. Om zo bij te dragen aan de doelstellingen van ons waterschap.’

Leermomenten en successen

Terugkijkend op de afgelopen jaren: wat onderscheidt de digitale transformatie bij Waterschap Brabantse Delta volgens Van Overveld en Schoonis? ‘Dat we deze hebben aangepakt als een organisatieontwikkeling, niet als een project waarin bepaalde onderdelen gedigitaliseerd moeten worden’, aldus Van Overveld. Schoonis voegt daaraan toe: ‘Ik denk dat het in ons voordeel is dat we beiden geen ICT-achtergrond hebben. Onze ruime kennis en ervaring op het gebied van organisatieontwikkeling heeft ons geholpen de noodzakelijke digitale beweging te creëren. We leggen de focus op de mensen. Zij zijn uiteindelijk degene die de transitie teweegbrengen. Eerste doel was via bewustwording het dichterbij brengen van de mogelijkheden van ICT, data en technologie: het gaat over jou. Daar zijn we komende twee jaar nog mee bezig. Daarna is het tijd voor nieuwe doelen.’

Volgens Schoonis en Van Overveld is de menselijke benadering dan ook de kern van het succes. Uiteraard wel met een aantal randvoorwaarden. ‘Zo is het belangrijk dat de programmadoelen in alle lagen van de organisatie geborgd zijn. Daarnaast vraagt het ruimte is voor ontwikkeling van medewerkers, bewust doorleven van leermomenten en samenwerking tussen organisaties. Dit vraagt trouwens ook geduld en vasthoudendheid’, aldus Schoonis. Van Overveld eindigt: ‘En laten we niet vergeten dat transformatie, net zoals in de natuur, ook mooi en leuk kan zijn.’

Venster voor Bedrijfsvoering

Door deelname aan de overheidsbrede benchmark Venster voor Bedrijfsvoering kun je de ontwikkeling van je bedrijfsvoering monitoren, ook ten aanzien van de digitale transformatie. Mark Huijben, managementadviseur bij Venster, wijdde in zijn boek ‘Check je Bedrijfsvoering’ een hoofdstuk aan hoe publieke organisaties vormgeven aan de digitale transformatie (te verkrijgen via managementboek.nl).