Monique Brocx-Treur over benchmarken: “Alleen kom je ver, samen kom je verder”

Publieke organisaties staan steeds vaker onder druk om hun bedrijfsvoering uit te leggen én te verbeteren. Volgens Monique Brocx-Treur, directeur bedrijfsvoering bij gemeente De Ronde Venen is benchmarken daarbij onmisbaar. In dit gesprek vertelt ze hoe haar gemeente ermee werkt, waarom ze het inzet en welke voordelen het oplevert – voor bestuurders én inwoners.

Waarom is het volgens jou nodig om als gemeente regelmatig te benchmarken?

“De kosten van bedrijfsvoering liggen in een publieke organisatie, zoals in een gemeente, vaak onder een vergrootglas. De gemeenteraad en het College willen namelijk een zo effectief en efficiënt mogelijk ingerichte organisatie en hoe weten zij nu of dat wel zo is? Aan inwoners en ondernemers uitleggen dat een organisatie steeds meer geld kost is nu eenmaal ingewikkeld en minder sexy dan wanneer je kunt laten zien wat er allemaal in de buitenruimte van een gemeente wordt aangepakt of hoe je inwoners helpt in het sociaal domein. Daaraan wil het bestuur liefst zoveel als mogelijk geld uitgeven, omdat de effecten direct zichtbaar zijn voor de samenleving.”

“Vanuit onze gemeente hebben we dus regelmatig een behoefte om kritisch onze bedrijfsvoeringsprocessen en bijbehorende kosten langs de meetlat te leggen en dat doen we onder andere door benchmarks in te zetten. En ook dat kost geld, maar Venster voor Bedrijfsvoering is een relatief goedkoop instrument waar je als organisatie heel veel informatie uit kunt halen en op een goede wijze kunt gebruiken richting jouw stakeholders. En zoals we zeggen, een slager keurt hopelijk ook eerst zijn eigen vlees, voordat hij of zij het aan zijn klanten verkoopt.”

Waar let je op wanneer je bedrijfsvoering vergelijkt met andere organisaties?

“Natuurlijk kijken we met onze eigen bril naar de benchmark, maar als we allemaal hetzelfde instrument gebruiken, kunnen we ook op veel onderwerpen met elkaar benchmarken en vergelijken. Je kunt de uitkomsten vergelijken op basis van gemeentegrootte, of je selecteert een specifieke gemeente waar je jezelf mee wilt vergelijken.”

Monique Brocx-Treur op het VNG Uitvoeringscongres

Welke gegevens vind je het meest waardevol om te vergelijken?

Diverse kengetallen op het gebied van financiën, overhead, mens & organisatie, maar ook op het gebied van digitalisering en duurzaamheid zijn zichtbaar en beschikbaar via diverse overzichtelijke dashboards van Venster voor Bedrijfsvoering.”

Hoe gebruiken jullie Venster voor Bedrijfsvoering binnen De Ronde Venen?

“Voor de duiding van onze overhead hebben we binnen gemeente De Ronde Venen onze raad in beslotenheid afgelopen september bijgepraat over de ontwikkeling van de organisatie. Hierbij hebben we onder andere gebruik gemaakt van de verschillende dashboards van Venster voor Bedrijfsvoering en daarmee hebben we kunnen voorkomen dat we hoge kosten moesten maken voor een extra externe benchmark. Met de informatie die we in een presentatie hebben gedeeld hebben we onze gemeenteraad goed kunnen meenemen in de ontwikkeling van de organisatie.”

Wat is je advies aan andere gemeenten?

“Ik adviseer iedereen om per direct in te stappen en vanaf het jaar 2025 allemaal Venster voor Bedrijfsvoering te gebruiken. Alleen kom je ver, samen kom je verder en we hebben elkaar de komende periode zeker nodig. Het financieel ravijn is doorgeschoven van 2026 naar 2028 en het zou toch echt zonde zijn als dan de kaasschaafmethode wordt gebruikt over de bedrijfsvoering om een financieel sluitende begroting te presenteren. Onze bedrijfsvoering is het fundament van een goed werkende organisatie en dat kunnen we met elkaar aantonen door gebruik te maken van Venster voor Bedrijfsvoering!”