Wat hebben een schadefonds voor geweldsslachtoffers en een fonds dat leraren helpt behouden voor het onderwijs met elkaar gemeen? Op het eerste gezicht niet veel – behalve dan dat ze allebei klein zijn, wendbaar en tegelijk onder een vergrootglas liggen als het gaat om hun bedrijfsvoering. Voor zulke organisaties is de benchmark van Venster voor Bedrijfsvoering en de Rijksbrede Benchmark Groep (RBB Groep) een belangrijk hulpmiddel. Geen papieren tijger, maar een levend instrument dat helpt reflecteren, verbeteren en vergelijken.

Monique de Groot is directeur van het Schadefonds Geweldsmisdrijven. Karin Jans is als controller betrokken bij het Participatiefonds voor het Onderwijs. Allebei werken ze aan publieke doelen, maar ze zijn ook kritisch ingesteld en kijken graag naar de feiten. “We willen het gewoon goed doen,” zegt Karin. “En daarvoor moet je soms kritisch durven kijken naar jezelf.”

Benchmark bij kleine uitvoeringsorganisaties: van worsteling naar routine

Beide organisaties doen al meerdere jaren mee aan de RBB-benchmark. Dat liep niet vanaf dag één gesmeerd. “Het was echt zoeken,” zegt Monique. “Wat wordt er precies gevraagd? Wie moet je hebben binnen je organisatie? En voldoen je gegevens aan de definities?” Inmiddels zijn die obstakels overwonnen, en is er iets moois ontstaan. “We hebben er nu een ritme in. Het helpt ons gestructureerd en feitelijk te blijven nadenken over hoe we dingen doen.” Karin knikt instemmend. “In het begin was het een kwestie op zoek naar de juiste mensen en de juist data binnen de organisatie. Maar nu is het een vast onderdeel van het jaarritme. Mensen herkennen het proces en weten wat hun rol is.”

Meer dan cijfers

Wat maakt deze benchmark dan zo waardevol? Monique legt het helder uit: “Het gaat niet alleen om cijfers. Het is een instrument dat vragen oproept. Waarom doen wij het op deze manier? Waarom wijken we af? En als we ergens goed scoren – hoe komt dat dan?” Die reflectie blijkt cruciaal. Karin: “Je gaat veel gerichter kijken: waar zitten we boven het gemiddelde? Waar juist onder? En is dat erg of logisch? Dat leidt tot gesprekken. Met je MT, met het bestuur, maar ook met collega-organisaties.”

Het bredere perspectief

De benchmark biedt ook munitie voor gesprekken buiten de organisatie. “We kregen ooit kritiek van onze opdrachtgever dat we te veel overhead hadden,” herinnert Monique zich. “Dankzij de benchmark konden we aantonen dat onze overhead juist heel laag was vergeleken met vergelijkbare clubs. Daarmee veranderde het gesprek compleet.” En dat is precies de kracht ervan, vindt Karin. “Je plaatst jezelf in een breder perspectief. Je ziet niet alleen jezelf, maar ook het veld eromheen. En je krijgt handvatten om keuzes te onderbouwen.”

Leren van elkaar – letterlijk

Wat misschien nog wel het meest inspireert: hoe de benchmark samenwerking tussen organisaties stimuleert. Monique: “Er komt weleens een cijfer naar voren dat opvalt. Bijvoorbeeld een opvallend laag bezwaarpercentage bij een andere organisatie. Dan bel ik op: ‘Hoe doen jullie dat?’ En dan krijg je ineens een strategie, een aanpak, iets waar je echt wat aan hebt.” Karin ziet die leerhouding als iets fundamenteels. “Als je wil verbeteren, moet je over je muren heen durven kijken. Dat is precies wat deze benchmark mogelijk maakt.”

Maak het levend

Toch, erkennen beiden, kan de benchmark meer zijn dan nu vaak het geval is. “We delen de resultaten wel met afdelingen,” zegt Karin, “maar het kan nog veel levendiger. Bijvoorbeeld in interactieve sessies of terugkoppeling per team.” Monique ziet daar ook een rol voor zichzelf: “Als bestuurder moet je het goede voorbeeld geven. Niet alleen zeggen dat het belangrijk is, maar ook echt aan de slag gaan met de uitkomsten. Er zit zoveel waarde in.”

Niet alleen afkijken, maar leren

“Vroeger durfde ik niet af te kijken op school,” zegt Monique met een glimlach. “Maar nu kijk ik graag hoe anderen het doen. Het is gewoon slim. We doen het allemaal net even anders, en daar leer je van.” Voor Karin zit daar ook een opdracht in. “Onze bestuurders komen uit het onderwijs. Ze willen weten: voegen we echt iets toe? Met de benchmark kunnen we dat laten zien én verbeteren.”

De volgende stap

Beide organisaties nemen actief deel aan netwerken zoals KleinLef (onderdeel van het Netwerk Publieke Dienstverleners) en gebruiken de inzichten uit de benchmark ook in bredere werkgroepen en platformen. Daar ontstaat kruisbestuiving. “HR, financiën, juridische zaken: het komt allemaal samen,” zegt Karin. “En dan zie je echt dat het niet alleen om cijfers gaat, maar om ontwikkeling.”

De conclusie is helder: de RBB-benchmark helpt (kleine) uitvoeringsorganisaties niet alleen hun cijfers op orde te krijgen, maar vooral ook hun verhaal. En dat is precies waar goede publieke dienstverlening begint.