Op donderdag 10 september kwamen professionals van gemeenten bijeen tijdens de Dag van de Duiding Gemeenten van Venster voor Bedrijfsvoering. Centraal stond de vraag hoe gemeenten hun uitvoeringskracht kunnen versterken in een tijd waarin maatschappelijke opgaven toenemen en de druk op de organisatie groeit. Aan de hand van de eerste editie van de Stand van de Bedrijfsvoering Gemeenten gingen deelnemers met elkaar in gesprek over trends, knelpunten en mogelijke oplossingen.

Bedrijfsvoering als fundament van uitvoering

De middag werd geopend door Bart Drewes, voorzitter van de Stuurgroep Venster voor Bedrijfsvoering en gemeentesecretaris van gemeente Rheden. In zijn introductie benadrukte hij het belang van gezamenlijke duiding van de cijfers. Volgens Drewes laten de cijfers zien wat er speelt binnen gemeenten, maar ontstaat de echte waarde pas wanneer gemeenten daar samen betekenis aan geven. “De cijfers zijn geen doel op zich. Het gaat om het gesprek dat we met elkaar voeren over wat deze ontwikkelingen betekenen voor de uitvoeringskracht van gemeenten.”

Eerste editie Stand van de Bedrijfsvoering Gemeenten

Vervolgens presenteerden Jeroen Wismans en Walter Huith, adviseurs van Venster voor Bedrijfsvoering, de belangrijkste uitkomsten uit de eerste Stand van de Bedrijfsvoering Gemeenten. De rapportage brengt trends en ontwikkelingen in kaart op basis van gegevens van gemeenten over de periode 2016 tot en met 2024.

De presentatie liet zien dat gemeenten de afgelopen jaren aanzienlijk zijn gegroeid. De apparaatskosten per inwoner nemen toe, de formatie groeit en gemeenten slagen er ondanks de krappe arbeidsmarkt nog steeds relatief goed in vacatures te vervullen. Tegelijkertijd laten de cijfers zien dat de druk op de bedrijfsvoering toeneemt. Hoewel de gemeentelijke organisaties groeien, groeit de bedrijfsvoering niet in hetzelfde tempo mee. De interne dienstverlening staat daardoor onder druk en wordt steeds vaker als onvoldoende ondersteunend ervaren voor de uitvoering van maatschappelijke opgaven.

Ook werd stilgestaan bij ontwikkelingen op het gebied van ICT, huisvesting, personeelsopbouw en ziekteverzuim. De rapportage benoemt onder meer het belang van investeringen in ICT, innovatie, strategisch personeelsbeleid en een bedrijfsvoering die proportioneel meegroeit met de organisatie.

Lees de Stand van de Bedrijfsvoering Gemeenten 2016 – 2024

Vragen en discussie uit de zaal

De gepresenteerde cijfers leidden tot een levendige discussie in de zaal. Er werd onder meer gewezen op de paradox dat gemeenten te maken hebben met steeds meer maatschappelijke opgaven, terwijl de bedrijfsvoeringsformatie relatief achterblijft.

Deelnemers stelden vragen als: hoe kan bedrijfsvoering meegroeien met de toenemende opgaven? Wat zegt een laag overheadpercentage eigenlijk over de kwaliteit van de uitvoering? En hoe zorgen gemeenten ervoor dat uitvoeringskracht en bedrijfsvoering elkaar versterken in plaats van belemmeren?

Veel aanwezigen herkenden het beeld dat gemeenten meer moeten doen met dezelfde of zelfs minder ondersteunende capaciteit. De kwaliteit van deondersteuning en het samenspel tussen uitvoering en bedrijfsvoering bleken belangrijkere thema’s dan de omvang van de bedrijfsvoering alleen.

Overhandiging aan VGS en VNG

Na de presentatie werd de Stand van de Bedrijfsvoering Gemeenten officieel overhandigd door Bart Drewes aan VGS (Astrid van der Klift, voorzitter VGS en gemeentesecretaris Nijmegen) en VNG (Andries Kok, directeur Lokaal bestuur en informatiesamenleving).

Andries Kok: “Mooi om deze tendensen in één rapport terug te zien. De behoefte aan grip is groot. Juist daarom is het belangrijk om samen te duiden en het gesprek met elkaar te voeren. We moeten alle aspecten van de bedrijfsvoering in samenhang bekijken. De vraag is: hoe kunnen we onze collectieve kracht bundelen?”

Ook Astrid van der Klift onderstreepte het belang van de inzichten:”Het is nuttig om hier namens de VGS aanwezig te zijn. Uitvoeringskracht staat steeds centraler binnen gemeenten en dat is ook nodig om maatschappelijke opgaven het hoofd te bieden. De inzichten uit deze rapportage nemen we dan ook graag mee.”

Beide vertegenwoordigers benadrukten het belang van samenwerking tussen gemeenten en het gezamenlijk leren van trends en ervaringen.

Vanuit de zaal klonk ook een oproep aan de VNG en de VGS om werk te maken van minder complexe regelgeving en verantwoordingsvereisten. Juist nu gemeenten meer taken en complexere opgaven krijgen, legt die extra complexiteit een steeds groter beslag op de bedrijfsvoering.

Interactieve sessie: van analyse naar handelingsperspectief

Na de pauze verzorgden Carina Hellings van het A&O Fonds Gemeenten en Mirjam Bos, concerndirecteur van de gemeente Zoetermeer, een interactieve werksessie rond de vraag:“Hoe organiseren gemeenten hun mensen, middelen en bedrijfsvoering zo dat bestuurlijke ambities en maatschappelijke opgaven ook daadwerkelijk worden uitgevoerd, nu en in de toekomst?”

Aan verschillende tafels gingen deelnemers met elkaar in gesprek aan de hand van actuele praktijkvoorbeelden. Daarbij werd gewerkt volgens een gestructureerde aanpak in vier stappen.

Eerst maakten de deelnemers een concrete opgave scherp: wat moet worden bereikt, welke afdelingen zijn betrokken en welke bedrijfsvoeringsdisciplines zijn nodig vanaf de start. Vervolgens werd gekeken naar de huidige werkwijze: wanneer sluit bedrijfsvoering aan, waar ontstaan vertragingen of dubbel werk en hoe is de samenwerking georganiseerd.

In de derde stap werden de onderliggende spanningen onderzocht. Daarbij kwamen vragen aan bod over eigenaarschap, prioritering, capaciteit en de verhouding tussen de eerste en tweede lijn. Tot slot werd gezocht naar concrete interventies die het grootste verschil kunnen maken. Deelnemers bespraken welke afspraken nodig zijn, wie initiatief neemt en welke verantwoordelijkheden explicieter belegd moeten worden.

Een belangrijke conclusie uit de gesprekken was dat bedrijfsvoering niet pas moet aansluiten wanneer plannen al zijn uitgewerkt. Juist aan de voorkant van maatschappelijke opgaven moet de expertise van HR, financiën, ICT, inkoop en andere bedrijfsvoeringsdisciplines worden betrokken. Alleen dan ontstaat een realistisch beeld van capaciteit, risico’s en uitvoerbaarheid.

Gezamenlijke conclusie

Gedurende de middag kwam steeds dezelfde boodschap terug: uitvoeringskracht en bedrijfsvoering zijn onlosmakelijk met elkaar verbonden. De uitdaging voor gemeenten ligt niet alleen in meer mensen of meer middelen, maar vooral in slimmer organiseren, beter samenwerken en het versterken van de basis waarop uitvoering rust.

Zoals Bart Drewes bij de opening benadrukte: “De waarde zit niet alleen in de cijfers, maar vooral in het gesprek dat gemeenten hierover met elkaar voeren.”

De Dag van de Duiding maakte duidelijk dat gemeenten de uitdagingen herkennen, maar ook dat er veel kennis, ervaring en bereidheid is om gezamenlijk naar oplossingen te zoeken. Daarmee vormde de middag niet alleen een terugblik op de stand van de bedrijfsvoering, maar vooral een startpunt voor het vervolg van het gesprek over de uitvoeringskracht van gemeenten.

Over Venster voor Bedrijfsvoering 

Venster voor Bedrijfsvoering ondersteunt gemeenten bij het verbeteren van hun bedrijfsvoering door middel van benchmarkonderzoek, dashboards, kennisdeling en netwerkbijeenkomsten. Het programma biedt gemeenten inzicht in de prestaties en ontwikkeling van hun bedrijfsvoering op onderwerpen als financiën, personeel, ICT, huisvesting, communicatie en organisatieontwikkeling. Met deze inzichten kunnen gemeenten leren van elkaar, ontwikkelingen duiden en onderbouwde keuzes maken voor een toekomstbestendige organisatie.