“Ik weet niet of er wel plek voor mij is op kantoor.” Het is een veelgehoorde reden om thuis te werken. En de cijfers onderstrepen dat gevoel. In 2022 gaf nog 72% van de Rijksmedewerkers aan dat ze gemakkelijk een geschikte werkplek konden vinden op kantoor. In 2024 was dat nog maar 48%. Dit blijkt uit Venster-onderzoek naar hybride werken bij de Rijksoverheid.

Ook de drukte op kantoor in combinatie met te weinig geschikte plekken om geconcentreerd te kunnen werken, is een reden om liever thuis te blijven. Het vinden van een geschikte werkplek blijkt vooral lastig op dinsdag en donderdag, wanneer de meeste collega’s op kantoor zijn. Opvallend is dat de gemiddelde bezettingsgraad dan rond de 70 tot 75 procent ligt: er zijn op die dagen dus nog ongebruikte plekken. Blijkbaar sluit het aanbod van werkplekken niet goed aan bij de behoefte van medewerkers.

Het juiste soort werkplek op het juiste moment

Het gaat niet alleen om het aantal plekken, maar vooral om het juiste soort werkplek op het juiste moment. Iemand die geconcentreerd wil werken, zoekt rust en afscherming. Iemand die moet overleggen of samenwerken, heeft juist behoefte aan een open en toegankelijke ruimte. Als stiltewerkers uitwijken naar overlegplekken, of vergaderruimtes bezet worden door mensen die individueel aan het werk zijn, ontstaan er knelpunten.

Daar is ruimte voor verbetering. Met relatief eenvoudige aanpassingen – in planning en communicatie – zorg je ervoor dat het kantoor beter aansluit op wat mensen nodig hebben.

1.     Spreid de kantoordagen

Dinsdag en donderdag zijn de vaste kantoordagen geworden. Maar kunnen bijeenkomsten en overleggen echt alléén op deze dagen plaatsvinden? Zijn maandagen, woensdagen of vrijdagen niet ook prima opties voor sommige medewerkers?

We kunnen de drukte op bepaalde dagen accepteren of we kunnen werken aan beleid waarbij gestimuleerd wordt om ook op andere dagen naar kantoor te gaan. Een spreiding van kantoordagen helpt: het vermindert de piekdrukte en het kantoor wordt gelijkmatiger benut.

2.     Maak beschikbare werkplekken zichtbaar

Veel medewerkers weten vooraf niet of er op kantoor een geschikte plek beschikbaar is. Die onzekerheid maakt het lastiger om te beslissen om naar kantoor te gaan. Een systeem dat inzicht geeft in de actuele beschikbaarheid van verschillende typen werkplekken – en natuurlijk de mogelijkheid biedt om deze te reserveren – neemt die drempel weg.

3.     Maak duidelijke afspraken over het gebruik van werkplekken

Werkruimtes worden niet altijd gebruikt waarvoor ze bedoeld zijn. Afspraken hierover helpen om de beschikbare werkplekken zo goed mogelijk te benutten. Maak dus duidelijk waarvoor je ruimtes kunt gebruiken.

Wie bijvoorbeeld collega’s wil ontmoeten en spreken, doet dat in de ontmoeting- of samenwerkruimten, zodat andere collega’s niet worden gestoord. Wie een online meeting heeft, doet dat in een afgesloten ruimte (en blijft daar niet zitten als de meeting voorbij is). En wie in alle rust wil werken, kiest een plek die daar geschikt voor is – op kantoor of thuis. Wordt een gereserveerde ruimte toch niet gebruikt? Dan is het fijn als die weer wordt vrijgegeven, zodat anderen er gebruik van kunnen maken.

Benieuwd naar het Venster-onderzoek, meer inzichten en adviezen? Bekijk het paper ‘Hybride werken: productief thuis, verbonden op kantoor’.